Processen: Waarom zou je ze beschrijven?

Het vastleggen van werkprocessen en werkbeschrijvingen biedt altijd belangrijke voordelen. Zeker als een organisatie groeit. En zeker nu er veel inkoop- en verkooporders aanwezig zijn en de productie op volle toeren draait! Een tweeluik over processen en procesbeschrijvingen.

Inzicht in de organisatie en haar processen

Het is nuttig om te weten wie wat doet, wat de relaties zijn tussen afdelingen en processen, bijvoorbeeld wanneer naar aanleiding van groei de informele werkwijze niet meer passend is. Inzicht is nodig om de organisatie en haar processen in te richten op effectiviteit en efficiency. Maar er zijn ook andere redenen om processen te beschrijven:

• Besturen: Er is informatie nodig over de werking en de output van het proces, denk aan kengetallen en KPI’s, en er is inzicht nodig in het proces om bijsturingsmaatregelen te kunnen treffen.
• Communiceren: Voor nieuwe medewerkers en, in geval van wijzigingen, alle medewerkers is een procesbeschrijving een goede manier om werkafspraken vast te leggen en de gewenste werkwijze uit te dragen.
• Verbeteren/ optimaliseren: Voor veranderingen in het proces is het vaak nuttig zowel het huidige proces als het gewenste proces in kaart te brengen. Verbeteringen kunnen gewenst zijn om klantgerichter te gaan werken, om de output te verbeteren, om een uniforme, gestandaardiseerde werkwijze in te voeren of om de efficiency te verbeteren.
• Control (beheersing): De procesbeschrijving is vooral bedoeld om processen door te lichten op risico’s en om ervoor zorgen dat er een goede functiescheiding is en dat interne controlemaatregelen worden afgesproken en gehandhaafd, bij voorbeeld naar aanleiding van een fraude/onderzoek of bevindingen van de accountant.
• IT Audit/Audit trail: Een procesbeschrijving waarin garanties worden geboden dat voldaan wordt aan bepaalde (kwaliteits)eisen is nodig voor het verkrijgen van een (ISO 9001) certificaat.
• Verantwoorden: Met een procesbeschrijving kun je jezelf verantwoorden richting hoger management of toezichthoudende instanties en laten zien dat het werk op een marktconforme wijze is georganiseerd en dat het bedrijf voldoet aan wetten en regelgeving.
• Informatievoorziening: Procesbeschrijvingen zijn nodig om requirements (eisen) voor een nieuwe informatiesysteem te inventariseren.

Leestip: Hoe ziet een procesbeschrijving eruit?

Procesdenken = denken vanuit de klant!

Een proces kan over verschillende afdelingen en soms zelfs verschillende organisaties heen lopen. Vaak wordt er nog gedacht in taken en afdelingen: een verticale of taakgeoriënteerde blik. Collega’s  redeneren zo alleen vanuit hun eigen handelen en weten dus minder goed hoe hun werk bijdraagt aan het eindresultaat, wat samen met het gehele bedrijf wordt neergezet. Maar problemen zitten vaak juist tussen de taken en afdelingen in.

Wanneer er horizontaal naar processen gekeken wordt kan je de verschillende activiteiten in het proces van klant tot klant in relatie met elkaar zien. Hiermee komt de klant opeens echt in beeld, omdat we het daarvoor allemaal doen.

Lever kwaliteit aan de volgende schakel

Mijn suggestie is dan ook om eens een keer met alle betrokkenen, van verschillende afdelingen, te kijken naar een specifiek onderdeel in het productieproces. Als je in het begin van de orderintake iets simpels vastlegt wat iemand 5 minuten tijd kost, kan het aan de andere kant, in de expeditie misschien wel een uur extra tijdswinst opleveren. Leer collega’s verder kijken dan hun eigen werk, maak ze ervan bewust dat zij kwaliteit moeten opleveren aan de volgende schakel en zorg ervoor dat zij kenbaar maken aan de voorgaande schakel wat zij nodig hebben om kwaliteit te leveren.

Professionalisering van de organisatie

Inzicht in en begrip van de onderliggende processen moet uiteindelijk leiden tot effectieve aansturing.  Met als resultaat een betere en/of hogere output en daardoor een hogere opbrengst voor de organisatie. Als een proces éénmaal goed in kaart is gebracht, is het bruikbaar als “kapstok” voor de andere aspecten: input, output, kwaliteit, organisatie, ondersteunende informatiesystemen, regelgeving enz. 

In een volgend artikel ga ik het uitgebreid hebben over wat er dan in een procesbeschrijving moet komen te staan en hoe deze eruit ziet. Ga naar dit artikel >

Wil je weten hoe een ERP-systeem jouw bedrijf nog productiever en efficiënter kan maken? Heb je ondersteuning nodig bij het optimaliseren van processen? Laat het mij weten. Ik help je graag verder.