Het succes van een ERP-implementatie heeft alles te maken met een degelijke nazorg en applicatiebeheer. Sinds de oprichting van EKC-ICT richt ik mij dan ook op applicatiebeheer, nazorg en support van ERP-systemen zoals Isah.

Fases na een ERP-implementatie

Tijdens de implementatiefase van een ERP systeem wordt ervoor gezorgd dat de software gereed is voor gebruik. Voor een deel betreft dit techniek, bijvoorbeeld het installeren van de software. Organisatorische aspecten betreffen het andere deel van de implementatie en is wellicht nog belangrijker dan de software zelf.

Hierbij gaat het om het voorbereiden van gebruikers op de nieuwe ERP software en de mogelijk gelijktijdig aangepaste bedrijfsprocessen.

Na de aanschaf en livegang ontstaan er altijd vragen vanuit de organisatie en bestaat er juist behoefte aan intensieve begeleiding. De eerste activiteiten na de implementatie zijn training, het finetunen en optimaliseren van processen, het opschonen van data, het aanpassen van rapportages en koppelingen met applicaties realiseren.

Training on the job

Het belang van een training om praktisch met het nieuwe systeem aan de slag te kunnen gaan wordt vaak onderschat, maar is echter van groot belang. Tijdens zo’n training wordt er niet alleen uitgelegd hoe er met het nieuwe ERP-systeem gewerkt kan worden maar ook wat de achterliggende gedachte hiervan is. Op deze manier wordt voor alle medewerkers duidelijk welke rol hij of zij in het geheel vervult. Welke werkprocessen elkaar raken, welke features en handigheden er in het pakket zitten.

Finetunen en optimaliseren processen

Zodra de key-users uit de voeten kunnen met de software, komen er zeker specifieke (deel)processen naar boven die beter kunnen. Deze processen of (knel)punten worden verzameld en door het projectteam gefinetuned. Uiteindelijk heeft de ERP-leverancier en het projectteam maar één doel. Het nieuwe ERP-systeem zodanig finetunen, dat de organisatie krachtiger en de eigen bedrijfsprocessen efficiënter en effectiever worden.

Opschonen data

De conversie van het ene systeem naar het andere is het meest voor de hand liggende moment waarop duidelijk wordt hoe het met de datakwaliteit is gesteld. Vrijwel elke database bevat wel dubbele, onjuiste en onvolledige records. Toch ligt de prioriteit van het beschikken over juiste data hoger dan die van het regelmatig opschonen van gegevens, terwijl dat laatste ook erg belangrijk is. Het is raadzaam om tijdens de oriëntatie kritisch te kijken naar de data die overgezet moet worden. Voor implementatie en live-gang opschonen is immers beter dan tijdens gebruik name van het nieuwe systeem. Vaak zie ik gebeuren dat er toch de wens is om tijdens het applicatiebeheer data op te gaan schonen. Bijvoorbeeld het standaardiseren, ontdubbelen, actualiseren, verrijken of onderhouden van inkoopartikelen, voorraden of leveranciersdata.

Rapportages, dashboards en overzichten

Tegenwoordig hebben vrijwel alle ERP-systemen verschillende rapportage-functies of dashboard mogelijkheden. Hierbij kun je denken aan lopende offertes, onderhande werk- of pakbonnen, inkoopopdrachten of magazijnoverzichten. Maar ook urenrapportages of facturen zijn vormen van standaard rapportages. Binnen een ERP-systeem als Isah kunnen eigen overzichten worden samengesteld naar de behoefte en wens van de organisatie. Ook dit is een vorm van nazorg waarin ik kan adviseren en ondersteunen. Doordat alle gegevens up-to-date zijn, worden medewerkers en/of management van betrouwbare en actuele informatie voorzien. Daardoor is er meer grip op de organisatie en kan op basis van deze actuele gegevens (strategische) beslissingen worden genomen.

Koppelingen realiseren

Vaak maken andere nuttige functionaliteiten, zoals supply chain management en customer relationship management (CRM) al onderdeel uit van ERP. Zo niet, dan kunnen ze eenvoudig als externe applicatie aan het ERP-systeem worden gekoppeld. Hoofddoel van het systeem is een eenduidig overzicht creëren op alle belangrijke bedrijfsprocessen. Als dergelijke koppelingen (interfaces) niet tijdig wordt gerealiseerd dan blijven er verschillen bestaan in gegevens uit de verschillende databases. Bijvoorbeeld als er handmatige import of exports van databestanden uitgevoerd worden.

Ik adviseer dan ook bedrijven om al tijdens de oriëntatiefase in kaart te brengen welke interfaces of conversies noodzakelijk zijn. Op deze manier kan direct na de implementatie van het ERP-systeem begonnen worden met het ontwikkelen van de applicatiekoppelingen.

Gecertifieerde consultancy partner Isah

Als gecertifieerde Isah consultant kom ik bij meerdere bedrijven, voornamelijk de maakindustrie, over de vloer. Hierdoor kan ik goed adviseren over de bedrijfsprocessen en de vertaling naar Isah. Daarnaast ben ik door de intensieve samenwerking met Isah op de hoogte van alle ontwikkelingen en mogelijkheden binnen de Isah Business Software.

Het zijn vaak kleinere werkzaamheden, in de nazorgfase of tijdens applicatiebeheer die uitgevoerd moeten worden waarbij ik vaak de schakel ben tussen de gebruikers en de ERP-applicatie. Mijn voorkeur ligt bij standaardoplossingen. Dat maakt zowel updaten als implementeren beter beheersbaar.

Heeft jouw organisatie behoefte aan een op maat samengestelde managementrapportages of bedrijfsspecifieke functionaliteit die ontwikkeld moet worden? Vanuit mijn kennis en ervaring kan ik zowel functioneel als technisch aan de slag. Meer weten of heb je pragmatische ondersteuning nodig? Laat het mij weten, je kunt me altijd bellen.