Een snel veranderende wereld die vaak wordt aangeduid met de term VUCA – volatility, uncertainty, complexity, ambiguity – vraagt onder andere in de productie, handel en de logistiek om processen en software die flexibel en eenvoudig aanpasbaar zijn.
Lees ook mijn eerdere artikel over VUCA.
Onzekerheid en complexiteit
In deze VUCA-wereld krijgen IT-ers op elk niveau te maken met snelle veranderingen, een hoge mate van onzekerheid, complexiteit en een ongewisse toekomst. Het wordt hierdoor steeds moeilijker om plannen te maken voor over pak ‘m beet vijf tot tien jaar. Een benauwend beeld voor veel organisaties, omdat ze hierdoor de controle lijken te verliezen. Een haast natuurlijke reflex is om op zo’ n moment meer regels op te leggen en controlemechanismen in te bouwen.
In mijn werkterrein kom ik hier veel voorbeelden van tegen. Denk maar aan de zeer strikte SLA’s of heel specifieke wensen bij een implementatie, waardoor innovatie en structurele verandering zeer moeilijk worden. Onzekerheid over de toekomst maakt het verleidelijk om toe te geven aan standaardreflexen. ICT-dienstverleners verdienen massaal aan deze onzekerheid, onder meer met de verkoop van consultancy en projecten voor de agile werkwijze.
Uiteenlopende belangen
De uitdagingen waar IT-verantwoordelijken binnen grotere organisaties voor staan, zijn soms moeilijk te ontwarren. De belangen van stakeholders lopen uiteen en de vraagstukken zijn niet altijd helder. Vaak wordt er pas bij de IT-afdeling aangeklopt als er een technische oplossing nodig is, terwijl veel vaker de rol als broker of kennisdeler binnen een de organisatie heel nuttig zou zijn.
Een voorbeeld: een IT-afdeling is verantwoordelijk voor de totale beheerkosten van IT, maar heeft beperkte invloed op de kostendrijvers omdat de business niet bereid is te investeren in nieuwe versies of de modernisering van kernsystemen zoals een ERP-systeem. De voordelen van uitstel voor de business (namelijk: geen upgradeprojecten) veroorzaken een kostenstijging voor de IT-afdeling, door toename van supportkosten voor oudere versies omdat deze ‘vervuilkosten’ niet worden doorbelast.
Agile aanpak
De focus ligt niet langer op de oplossing als het eindresultaat van een langdurig, afgerond project. Het gaat om een korte zoektocht naar een goede oplossing als basis voor verdere doorontwikkeling. Een dergelijke aanpak maakt het mogelijk om misstappen snel te signaleren en te herstellen. Dat leidt tot minder risico’s. Een ander voordeel is dat cruciale functionaliteit eerder beschikbaar is, simpelweg omdat daaraan een hogere prioriteit wordt toegekend. Hier geldt het Pareto-principe: de laatste 20 procent van een softwareproject kost misschien wel 80 procent van de totale inspanning.
Organisaties hebben de neiging zich te focussen op snelle verbeteringen en verfraaiingen in plaats van zich af te vragen waar de echte kwetsbaarheden zitten. Aan de technologiekant kiezen ze vaak voor experimenten en tussenoplossingen. Over cruciale applicaties worden schillen gelegd van nieuwe applicaties met aantrekkelijke extra functionaliteiten voor de business. Maar er komt een moment dat oude en nieuwe IT niet meer met elkaar kunnen communiceren…. En dan?
Gebruikerservaring
Een andere trend is dat de software steeds meer wordt aangepast aan de specifieke rol van de gebruikers. De focus ligt op de taken die in elke processtap moeten worden uitgevoerd en de mensen die daarvoor verantwoordelijk zijn. Wat moeten deze gebruikers weten? En hoe ziet het ideale scherm eruit? Dit leidt tot minder fouten, meer efficiëntie en een aangenamere gebruikerservaring.
Wat betekent VUCA voor de IT-afdeling?
De context waarbinnen de moderne IT-functie moet functioneren, is anders, de technologische ontwikkelingen gaan sneller, de rol van IT in business wordt leidend. Het is belangrijk juist op strategische punten in de operatie flexibel te zijn. Als verandering een constante is, dan moet flexibiliteit structureel in de onderneming worden ingebouwd.
Verouderde processen en ERP-systemen of zelfs processen die nog op papier gebeuren of software die niet geïntegreerd is, zorgen ervoor dat de klant uiteindelijk de dupe wordt. En dat is nu net hetgeen wat je moet vermijden als je succesvol wil blijven. Een ERP-systeem moet de vooruitziende blik van het management versterken en tegelijkertijd het inzicht in het bedrijf vergroten. Het moet zoveel mogelijk de verwarring en de chaos die VUCA met zich meebrengt, wegnemen.
Niets doen is geen optie
Om een heldere visie en strategie te kunnen neerzetten als IT-afdeling moet je weten waar de organisatie staat met personeel en technologie. Waar zitten in jouw business de kritische elementen die je moet aanpakken? Waar zit de kwetsbaarheid die je moet aanpakken zodat je tegen onverwachtse ontwikkelingen bestand bent? Waar liggen de zwaartepunten qua team, processen, applicaties en technologie? We hebben het dan over het bedenken van toekomstige worst-case-scenario’s waarbij wordt terug geredeneerd naar het nu. Deze aanpak brengt allerlei faalfactoren en obstakels in beeld. Cruciaal hierbij is het verzamelen van zo veel mogelijk informatie ‘uit de business’.
Leestip: https://managementscope.nl/opinie/digitale-transformatie-complexiteit-onzekerheid