Veel bedrijven vinden het up-to-date houden van het ERP-systeem vaak complex of te tijdrovend. Toch is het belangrijk om het ERP systeem up-to-date houden met een upgrade naar de laatst beschikbare versie.
De economie is in de afgelopen periode in belangrijke mate veranderd. Met de opgaande economische ontwikkeling verandert ook de manier waarop organisaties met eigen processen, bedrijfsgegevens en gebruikte software omgaan. Informatiesystemen evolueren tegenwoordig sneller dan voorheen. Daar is geen twijfel over. Software die tien of zelfs pas vijf jaar in gebruik is kan al verouderd zijn. Hoe meer up-to-date het ERP-systeem is, hoe beter het de business ondersteunt.
ERP upgraden
Hoewel sommige bedrijven sceptisch zijn over de winst die het upgraden met zich meebrengt, wegen in werkelijkheid de onrust en kosten niet op tegen de voordelen in opbrengst en efficiëntie die de nieuwste versie van een ERP-systeem met zich meebrengt. Het upgraden (opwaarderen, toepassen van een upgrade) van software kan verschillende redenen hebben:
- De nieuwere versie heeft meer mogelijkheden of is efficiënter
- De oudere versie heeft bugs, die opgelost zijn in een latere versie
- Op oudere versies wordt geen ondersteuning (support) meer verleend!!
Betere performance
Performance is altijd een probleem als het gaat om ERP-software. Dat komt omdat performance issues ingewikkeld kunnen zijn. Wordt een probleem veroorzaakt door de software? Is het een serverprobleem? Komt het door slechte verbindingen? In de loop van de tijd ontstaan met ERP-software vaker performance issues en veroorzaken ze meer problemen. Upgraden naar een nieuwe en moderne ERP-oplossing plus het controleren van de volledige IT-omgeving kan de prestaties verbeteren.
Functionaliteiten en user interface
Mensen meer laten doen in minder tijd is een van de belangrijkste redenen voor bedrijven om hun ERP-systeem te upgraden. Minder tijd kwijt aan administratief werk, sneller inzicht in cruciale gegevens of gewoon prettiger werken met de nieuwe software. Dankzij software updates wordt de snelheid vaak verbeterd en wordt het gebruiksgemak sterk verbeterd. Bovendien werkt de meest recente software vaak beter samen met de nieuwe apparaten zoals smartphones en technieken. En zijn er wellicht standaard koppelingen met andere applicaties gerealiseerd.
Oudere ERP-systemen zijn vaak alleen vanuit het eigen bedrijfspand bereikbaar. Via een VPN verbinding kun je op een laptop vaak ook nog wel vanuit huis werken, maar met de nieuwste ERP-systemen kun je écht altijd en overal bij je informatie, zelfs op je tablet en mobiel. Het resulteert allemaal in medewerkers die meer tevreden zijn en productiever zijn wat uiteindelijk de bedrijfsresultaten verbetert.
Maatwerk is standaard geworden
In het verleden werden veel functionaliteiten aangeboden als maatwerk, omdat deze simpelweg niet beschikbaar waren in het standaardpakket. IT-leveranciers blijven de software echter altijd vernieuwen, waardoor het goed mogelijk is dat de maatwerk functionaliteiten inmiddels gewoon opgenomen zijn in de standaard/nieuwste versie. Maak jij nog geen gebruik van deze standaard en je wilt de functionaliteit van je pakket uitbreiden (bijvoorbeeld met de mogelijkheid tot elektronisch factureren) dan kost dit vaak veel tijd en geld. Door tijdig te kiezen voor een ERP upgrade voorkom je dit.
Geen support!
Elke softwareleverancier heeft een beperkte houdbaarheid van zijn ondersteuning en updates van oudere versies van hun producten, omdat ze (terecht) hun tijd en geld willen steken in de ontwikkeling en ondersteuning van de meest recente versie, en in sommige gevallen, de versie daarvoor. Op oudere versies van software wordt dus vaak geen ondersteuning of support meer verleend!
Bij dergelijke end-of-life software, zijn er ernstige gevolgen en onvatbare risico’s voor een organisatie. De consequenties kunnen verlies van productiviteit zijn, of erger, verlies van kritische data dat zorgt voor negatieve impact op de bedrijfsvoering. Je bedrijf zal maar failliet gaan doordat er niet tijdig een upgrade is uitgevoerd…. Ik wil er niet aan denken! Organisaties doen er dus goed aan om werk te maken van het upgraden en onderhouden van hun systemen.
Kritisch naar je eigen processen kijken
De upgrade vaneen ERP-systeem is de ideale gelegenheid om kritisch te kijken naar dergelijke processen: Is dit wel de meest logische en efficiënte manier?
Begin met een diagnosefase om de processen te analyseren en vast te stellen hoe deze door de software kunnen worden geautomatiseerd. In het nieuwe systeem probeer je jouw processen te stroomlijnen en processen te ondersteunen die je eerder handmatig deed of met een minder efficiënt systeem had geautomatiseerd. Het resultaat van een implementatie leidt dan ook vaak tot betere communicatie onderling, minder papierwerk tussen verschillende afdelingen en gestroomlijnde werkprocessen.
Als je wilt kijk ik met je mee en kan ik de organisatie, waar nodig, ondersteunen. Wil je weten hoe ik werk? Neem dan gerust contact met mij op.