Hoe ziet een procesbeschrijving eruit?

Één van de uitdagingen waar groeiende bedrijven mee te maken krijgen is het in kaart brengen en beschrijven van processen is. Van een klein bedrijf met korte lijntjes en alle medewerkers in één ruimte, naar een groeiende organisatie met afdelingen en behoefte aan heldere afspraken en een eenduidige werkwijze. Een tweeluik over processen en procesbeschrijvingen.

Inzicht in en begrip van de onderliggende processen en procesketens moet uiteindelijk leiden tot effectieve aansturing en management van deze processen en procesketens, een betere en/of hogere output en daardoor een hogere opbrengst voor de organisatie.

In een vorig artikel (Processen: Waarom zou je ze beschrijven) heb ik het uitgebreid gehad over de redenen waarom je een proces wilt beschrijven. Dit keer zoom ik in op de procesbeschrijving die essentieel is voor een goede bedrijfsvoering.

Denk vanuit de klant

Een proces kan over verschillende afdelingen en soms zelfs verschillende organisaties heen lopen. Ik kan je dus aanraden om juist met verschillende disciplines naar een bepaald proces te kijken. Wanneer er horizontaal naar processen gekeken wordt kan je de verschillende activiteiten in het proces van klant tot klant in relatie met elkaar zien. Hiermee komt de klant opeens echt in beeld, omdat we het daarvoor allemaal doen.

Hoe beschrijf je een proces?

Allereerst is het van belang vast te stellen dat er een grote verscheidenheid is aan procesbeschrijvingsmethodieken en tools die daarbij kunnen ondersteunen. Ongeacht de gekozen methodiek zijn er een aantal generieke uitgangspunten die helpen effectief en efficiënt processen in kaart te brengen en actueel te houden. Éen van de gebruikte technieken heet Value Stream Mapping. Het achterliggende idee is dat ondersteunende stappen vaak voorbereidend of opruimend zijn en dat dit sterk gerelateerd is aan de persoon, machine of afdeling die de stap uitvoert.

Wat hoort in de procesbeschrijving te staan?

In het algemeen is de volgende informatie gewenst:

• Doel van het proces en de stappen die worden gebruikt in het proces;
• Wie de eindverantwoordelijk is voor het proces (proceseigenaar) en op basis van welke informatie (KPI’s) het proces wordt aangestuurd;
• De aanleiding voor het uitvoeren van het proces en welke activiteiten in welke volgorde worden uitgevoerd maar ook wie hiervoor verantwoordelijk zijn, wie geïnformeerd en wie geraadpleegd moeten worden;
• Welke informatiebronnen (ICT-systemen, documenten) bij welke activiteiten worden gebruikt en waar informatie wordt toegevoegd in het systeem.
• Welke documenten en formulieren hierbij worden gebruikt en waar die documenten worden bewaard (archieven) en tot slot de relaties (interfaces) met andere processen.

Nieuwe inzichten voor operationele verbeteringen

Tijdens het project van procesbeschrijving komen ook al vele nieuwe inzichten naar boven. Deze nieuwe inzichten kunnen soms al direct als operationele verbeteringen binnen de processen worden doorgevoerd. Het doorvoeren van inzichten en verbeteringen is onderdeel van een continu proces, waarbij de processen een vast onderwerp worden van periodieke overleggen binnen de organisatie.

Lees ook mijn artikel over: Waarom je processen moet beschrijven.

Wil je weten hoe een ERP-systeem jouw bedrijf nog productiever en efficiënter kan maken? Heb je ondersteuning nodig bij het optimaliseren van processen? Laat het mij weten. Ik help je graag verder.